En konferens kan vara många olika saker: ett möte med styrelsen, diskussioner om ett nytt projekt, avtalsskrivning med framtida samarbetspartners eller en möjlighet att komma bort från kontor och arbetsplats för att analysera och diskutera företaget. Vad konferensen än gäller behöver ni skapa en plan för mötet i god tid innan. 

Var ute i god tid

Tro inte att du kan slänga ihop en lyckad konferens på bara några timmar. Involvera berörda parter tidigt och kom fram till en gemensam plan för vad ni vill uppnå med konferensen. Vad ska diskuteras? Behöver ni mer än en dag på er?

Platsen

Det är skönt att lämna arbetsplatsen och samlas på mer neutral mark. En av de bästa platserna att hålla en konferens är att boka ett konferensrum på ett hotell. Där finns utrymmet ni behöver, god mat och hotellet kan ordna med kaffe och fika. Behöver ni mer tid än en arbetsdag är sovplatserna bara en hisstur bort.

Agenda

När ni kommit överens om syftet gäller det att stapla upp det i detaljer. Vilka frågor ska diskuteras och i vilken ordning? Det låter tråkigt men ju bättre styrd konferensen är, desto lättare är det att hålla sig inom tidsramen. När man börjar diskutera ett ämne är det lätt att glida iväg på sidospår som inte tillför något till konferensen mål. Det gäller att styra diskussionen med en järnhand och uppmuntra de andra att övriga diskussioner kan tas upp på nytt om det finns tid eller efter konferensen på ett separat möte.

Tid för reflektion

En konferens som pågår länge behöver innehålla planerade bensträckare, pauser och fikaraster. Det ska också finnas egentid och tid för reflektioner. Ta en extra timme när ni äter lunch eller låt alla göra som de vill efter middagen fram till morgonmötet.