De flesta företag och organisationer har olika typer av ärenden som rör flera olika avdelningar och personer innan ärendet är klart. Det ger en stor risk för kommunikationsproblem vilket försämrar kvalitén i arbetet ju större organisationen är.

Det är vanligt att kommunikation som sker via mun till mun metoden kan missuppfattas och det är viktigt att dokumentera alla ärenden ordentligt så inte informationen tappas bort. Det gäller att säkerställa ärendehanteringen så att den blir effektiv och koordinerad så att flödet blir rätt och att relevant information kommer fram till rätt person och i tid. Detta kan lätt lösas genom att skaffa ett system för detta. Dessa system har en ärendehanteringsmotor som hjälper till att sköta ärendets olika flöden och ser till att ansvaret för ärendet hamnar hos rätt person.

Dessa system är ofta molnbaserade vilket betyder att man inte behöver oroa sig för att arbeta på en dator som inte har en specifik programvara installerad. Detta betyder även att man kan komma åt systemet om man är i affärsresor så länge man bara har tillgång till internet, vilket ju inte är svårt nuförtiden. Inte heller behöver man tänka på förlorad data på grund av hårddiskkrascher eller stöld.

Fördelarna med att förbättra sin ärendehantering är bland annat att man ökar sin produktivitet, minskar väntetider och förhindrar fördröjningar. Kostnaderna minskar och processen blir mer effektiv vilket i sin tur sparar resurser. Kundservicen blir bättre eftersom informationen blir mer lättillgänglig och man har bättre kontroll över hela processen, den blir också lättare att följa upp om det behövs. Det är en form av kvalitetssäkring som är väldigt viktig inom företaget för att kunna hålla service och i många fall även sekretess.